عند استخدام ميزة دمج المراسلات في Word، يقوم Word بدمج المستند الرئيسي مع قائمة المستلمين لإنشاء مجموعة من المستندات الإخراج:
يحتوي المستند الرئيسي على النص الأساسي هو نفسه في كافة المستندات الإخراج. قد تحتوي على ترويسة ونص الإرشادات الموجودة في حقول الدمج لإدخال نص (مثل أسماء المستلمين وعناوينهم) تختلف من مستند إخراج واحد إلى آخر.
قائمة المستلمين هي قاعدة بيانات تحتوي على البيانات المراد دمجها في المستندات الإخراج. على سبيل المثال، قائمة المستلمين هو ملف قاعدة بيانات Microsoft Access أو ورقة عمل Excel. قاعدة البيانات هذه عادة قائمة بأسماء وعناوين، وأرقام الهاتف والفئات الأخرى من المعلومات الشخصية.
المستندات الإخراج هي نتيجة لدمج المراسلات. أن يكون النص في مستند إخراج هو نفسه في كافة المستندات الإخراج، ولكن يمكنك تطبيق التنسيق على مستندات معينة.
قبل متابعة "معالج دمج المراسلات"، تأكد من أن ورقة عمل Excel حسن التنظيم لهذا الغرض. لاحظ متطلبات جدول البيانات التالية:
يجب أن يحتوي الصف الأول على أسماء الحقول لكل عمود-على سبيل المثال، عنوان التحية، الاسم الأول، الاسم الأوسط، اسم العائلة، العنوان 1 وعنوان 2.
يجب أن يكون كل اسم حقل فريد.
كل صف يجب توفير معلومات حول عنصر معين. على سبيل المثال، في قائمة بريدية، قد يتضمن كل صف معلومات حول مستلم معين.
يجب أن يحتوي الجدول على أية صفوف فارغة.