الملف هو عبارة عن مجموعة من المعلومات التي تخزن على جهاز الحاسوب بامتدادات وأنواع مختلفة، ولا يمكن حفظ هذه المعلومات أو تخزينها إلّا من خلال وسيلة وسيطة معيّنة، ولا يسمح الملف بدخول أيّ برنامج آخر، إلّا بعد انتهاء البرنامج الحالي من استخدامه.
المجلد هو عبارة عن مساحة رقمية افتراضية يتمّ فيها تخزين مجموعة من الملفات من نوع معين أو من عدة أنواع وصيغ، بالإضافة لكيفية تخزين مساحات رقمية أخرى أو ما يعرف باسم المجلد، داخل المجلد نفسه، ولهذا النظام قدرة على حفظ الآلاف أو مئات الآلاف من الملفات والمجلدات فيه، ويطلق اسم (مجلد فرعي) على المجلد المخزن داخل مجلد آخر، حيث يتمّ تنظيم الملفات فيه على وترتيبها داخله على شكل مجموعة من الملفات التي تأخذ الشكل الهرميّ، أيّ يتفرع المجلد ذات الملفات الأكبر، للمجلد ذات الملفات والمعلومات الأصغر.
