لإنشاء دوره مستنديه ودفتريه لابد من معرفه الهيكل المالي والإداري حيث تتكون الخريطة التنظيميه لاي منشاه من عدد من الوظائف أو المستويات التي تتفاعل وتتعاون مع بعضها البعض لتحقيق أهداف المنشاه ويحقق وجود خريطه تنظيمية توضح الهيكل الوظيفي للعاملين بالمنشاه وفوائدها هي تحديد إدارات وأقسام ووظائف المنشاه الرئيسيه والفرعية وتحديد طبيعه العلاقه والارتباط بين الإدارات والاقسام المختلفه وتحديد العلاقه بين العاملين داخل الاداره الواحده والعاملين في الادارات المختلفه من خلال السلطات الممنوحة لمديري هذه الادارات الذين يمثلون حلقه الاتصال بين العاملين بالإدارات بالاضافه لتبادل المستندات وتحديد مستويات وخطوط السلطه اما تنفيذيه أو رقابيه أو اشرافيه
