اسم المكان الذى نحفظ فيه عملنا او مستنداتنا هو :
الارشيف
والارشيف له معنى اصطلاحى ومعنى لغوى , بالنسبة للمعنى الاصطلاحي فهو يعنى المكان الذى يتم فيه حفظ الوثائق والمستندات والاوراق الهامة التى تضم اعمال ومكاتبات اى جهة او مصلحة حكومية او اى جهاز اداري بالدولة, وقد انتهى العمل بتلك المستندات لانه لم تعد لها اهمية فى ذلك الوقت, واصبحت قديمة, لذا يتم حفظها لحين الحاجة اليها فى السنوات التالية .
اما المعنى اللغوى فكلمة ارشيف من اصل الكلمة اليونانيةarchion والتى تعنى مكان سكن القاضي ثم استعملت الكلمة بعد ذلك فى كثير من الدول العربية بديلا لكلمة المحفوظات.
اهمية الارشيف :
- يعتبر الارشيف وسيلة اثبات لحقوق الملكية.
- يعتبر دليل يقدم امام القاضي كمدعي او مدعي عليه.
- يساعد الارشيف فى التعرف على هوية الاشخاص.
- للارشيف اهمية تاريخية فى حياه البشر والمساعده على قيام الحضارات لانه يساعد على سرد وتفسير وشرح وقائع واحداث الماضى.
- يعتبر وثيقة ضرورية للقائمين على البحث العلمي.
اقسام الارشيف :
1- الارشيف القضائي :
والذى يضم مجموعه الوثائق والمستندات الخاصة بوزارة العدل والمحاكم والقضاء وكل ما يخص القضاة ورجال القانون.
2- الارشيف التاريخي :
وهو احد اقسام الارشيف التى تختص بحفظ الوثائق التاريخية فى كافة المجالات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية والفنية, ولكنه حاليا لم يعد له نفس الاهمية السابقة لان الوثائق تم وضعها فى اقسام العلوم المختلفة والتى يختص فيها كل علم بما يتبعه من وثائق.
3- الارشيف الاداري :
وهو يختص بالمستندات التى تخص الجهات الحكومية والمؤسسات والمعاهد والجامعات.
4- الارشيف السري:
ويضم ذلك القسم اى مستندات سرية تتعلق بالامن العام والحفاظ على اسرار الدولة والرئاسة , ويقوم بالاشراف عليه احد الشخصيات الكبيرة فى الدولة, ولا يسمح لاى شخص بالاطلاع عليه الا اذا استدعت الضرورة القصوى ذلك.
5- الارشيف السياسي:
ويضم الوثائق التى تخص الاحزاب والجمعيات والشخصيات السياسية الهامة فى الدولة, بالاضافه الى اختصاصه ببعض المعاهدات التى تتم بين الدول الاجنبية.
